پایگاه داده
ورود و انتقال داده از سیستمهای پیشین، یکی از مهمترین مراحل در راهاندازی نرمافزارهای سازمانی است؛ زیرا کیفیت و نظم دادهها، مستقیماً بر عملکرد، سرعت و دقت گزارشگیری سیستم تأثیر میگذارد. در راهکار مکس، فرایند مهاجرت دادهها با دقت بالا، مرحلهبهمرحله و مطابق استانداردهای مهندسی داده انجام میشود تا هیچ بخشی از اطلاعات حیاتی سازمان دچار خطا، نقص یا مغایرت نشود.
ورود اطلاعات اولیه (Initial Data Entry)
در مرحله ورود اطلاعات اولیه، ساختارهای پایه سیستم شامل موارد زیر بر اساس سیاستهای سازمان وارد پایگاه داده میشود:
- مشخصات کالاها، محصولات یا خدمات
- اطلاعات مشتریان، تأمینکنندگان و طرفهای تجاری
- سطحبندی کاربران و نقشها
- ساختار سازمانی و شاخهها
- حسابها، مراکز هزینه و کدینگ مالی
- موجودیهای ابتدای دوره
تمام این دادهها توسط تیم پیادهسازی بررسی، پاکسازی و در قالب استاندارد سیستم بارگذاری میشود تا ساختار اصلی نرمافزار بدون خطا و از ابتدا کاملاً منظم شکل بگیرد.
انتقال داده از نرمافزارهای قبلی (Data Migration)
اگر سازمان پیش از این از نرمافزارهای دیگری استفاده کرده باشد، تیم استقرار مکس فرایند انتقال داده را با یک متد دقیق انجام میدهد تا کوچکترین اطلاعات نیز از بین نرود.
مراحل انتقال داده:
1.استخراج (Extract)
اطلاعات از نرمافزار قبلی یا دیتابیسهای موجود استخراج میشود.
2.پاکسازی (Clean & Normalize)
دادههای تکراری، ناقص یا ناسازگار شناسایی و اصلاح میگردند. مواردی مثل:
- کدهای تکراری
- نامگذاریهای غیر استاندارد
- مشتریان یا کالاهای بدون شناسه معتبر
- تاریخهای اشتباه یا دادههای صفر شده
3.تبدیل (Transform)
اطلاعات طبق ساختار دیتابیس مکس تبدیل و استانداردسازی میشود.
4.بارگذاری (Load)
تمام دادههای آمادهسازی شده به پایگاه داده جدید منتقل و در محیط تست بررسی میشود.
5.اعتبارسنجی (Validation)
کارشناسان فنی و مدیر پروژه، دادهها را با نمونههای واقعی مطابقت میدهند تا صحت، دقت و کامل بودن آنها تأیید شود.
این فرایند باعث میشود دادهها بدون دردسر، بدون مغایرت و بدون اختلال در جریان کاری سازمان، وارد سیستم جدید شوند.
یکپارچهسازی اطلاعات با سایر نرمافزارها (Integration)
در سازمانهایی که از سیستمهای جانبی مانند CRM، اتوماسیون اداری، سیستم فروش آنلاین یا ابزارهای مدیریت تولید استفاده میکنند، مکس امکان یکپارچهسازی دادهها را فراهم میکند تا اطلاعات میان سیستمها بهصورت خودکار و بدون دخالت دستی تبادل شود.
مزایای یکپارچهسازی اطلاعات:
- حذف ورود اطلاعات تکراری
- کاهش خطای انسانی
- همگامسازی دقیق اطلاعات مشتری، فروش، کالا یا مالی
- دسترسی به گزارشهای یکپارچه و واقعی
- جریان خودکار دادهها بین سیستمها
این یکپارچهسازی از طریق API، وبسرویسها یا تبادل داده استاندارد انجام میشود و کاملاً متناسب با ساختار فناوری سازمان قابل تنظیم است.
چرا انتقال و مدیریت پایگاه داده در مکس متفاوت است؟
- متدولوژی مرحلهای و صفر درصد ریسک
- جلوگیری از از دست رفتن دادههای حیاتی
- استانداردسازی ساختار و روابط داده
- پشتیبانی فنی در تمام مراحل
- تست چندمرحلهای قبل از ورود به محیط اصلی
- ارائه گزارش مغایرت و اصلاحات قبل از استقرار
تمامی این موارد باعث میشود سازمان، سیستم جدید را با یک پایگاه داده سالم، دقیق و پاکسازیشده آغاز کند؛ چیزی که نقش مستقیم در کارایی نهایی ERP یا نرمافزارهای مدیریتی دارد.