سیستم مالی
فرایند بازرگانی در سازمانها معمولاً شامل دهها مرحله، مکاتبه، استعلام، هماهنگی و تأییدیه است؛ حداقل دهها فایل اکسل، پیام واتساپ، ایمیل، پیشفاکتور، تأیید مدیران و چندین رفتوبرگشت بین واحدهای مختلف دارد.
در بسیاری از سازمانها، همین مسیر پیچیده باعث افزایش هزینه خرید، طولانی شدن زمان تأمین، خطاهای انسانی، مغایرت با انبار و مشکلات مالی میشود.
راهکار مکس این زنجیره پراکنده را به یک جریان هوشمند، یکپارچه و کاملاً قابل کنترل تبدیل میکند.
در ادامه، فرایند بازرگانی را به شکل یک روایت عملیاتی کامل توضیح میدم تا دقیقاً مشخص باشه راهکار مکس چه میکند:
ثبت نیاز (Purchase Request)، نقطه شروع دقیق و استاندارد
فرایند بازرگانی در راهکار مکس با ثبت درخواست خرید توسط واحد مصرفکننده یا پروژه آغاز میشود.
هر درخواست شامل:
- نوع کالا یا خدمت
- مقدار مورد نیاز
- کد پروژه یا انبار مقصد
- تاریخ نیاز
- پیوستها و توضیحات تکمیلی
در این مرحله، سیستم بررسی میکند که کالا در انبار موجود هست یا نه. اگر موجودی کافی باشد، درخواست به انبار ارجاع میشود؛ اگر نه، وارد فرآیند خرید میگردد.
استعلام قیمت و ارزیابی تأمینکننده
در این مرحله، کارشناس بازرگانی در راهکار مکس میتواند:
- برای چند تأمینکننده استعلام ارسال کند
- پیشفاکتورهای دریافتی را داخل سیستم ثبت کند
- کیفیت، زمان تحویل، قیمت و شرایط پرداخت را مقایسه کند
راهکار مکس بهصورت خودکار «بهترین گزینه» را بر اساس معیارهای سازمانی یا پروژهای پیشنهاد میدهد.
این یعنی انتخاب تأمینکننده دیگر سلیقهای نیست؛ دادهمحور است.
بررسی و تأیید سفارش خرید
پیش از صدور سفارش خرید، سیستم چند لایه کنترل ایجاد میکند:
- کنترل بودجه
- کنترل سقف خرید
- سوابق عملکرد تأمینکننده
- اعتبار پروژه
- وضعیت موجودی
- قوانین داخلی سازمان
پس از تأیید مدیران، سفارش خرید (PO) در سیستم صادر میشود و به تأمینکننده ارسال میگردد.
پیگیری تأمین، حمل و تحویل کالا
در راهکار مکس، کل روند تأمین تا تحویل کالا «بهصورت لحظهای» قابل پیگیری است:
- ثبت زمانبندی تأمین
- ثبت تحویل مرحلهای
- مدیریت حمل (داخلی یا خارجی)
- بارنامه، بیمهنامه، اسناد خرید خارجی (برای واردات)
- هشدار تأخیر تأمین
- ثبت تعاملات و مکاتبات با تأمینکننده
هر تغییری در مسیر تأمین، فوراً در سیستم ثبت و برای اعضای مرتبط قابل مشاهده است.
رسید انبار، کنترل کمی و کیفی
هنگامی که کالا وارد انبار میشود:
- رسید موقت صادر میشود
- واحد کنترل کیفیت بررسی میکند
- در صورت تأیید، رسید دائم صادر میشود
- فاکتور خرید با رسید دائم تطبیق داده میشود
این فرآیند باعث میشود:
- هیچ کالایی بدون تأیید وارد حسابها نشود
- مغایرت بین خرید و انبار حذف گردد
- در پروژهها، کالا بهموقع تحویل واحد مصرفکننده شود
ثبت اسناد مالی خرید
به محض قطعی شدن رسید:
- بهای تمامشده محاسبه میشود
- اسناد مالی خرید بهصورت خودکار ثبت میشود
- بدهی به تأمینکننده، مالیات، عوارض و هزینههای جانبی شفاف و دقیق ثبت میشود
- وضعیت پرداخت بهروزرسانی میشود
این یعنی اتصال کامل بازرگانی ↔ مالی ↔ انبار بدون هیچ کار دستی.
تحلیل، گزارشدهی و بهینهسازی با داشبورد بازرگانی
در این مرحله مدیران میتوانند با داشبوردهای راهکار مکس:
- تحلیل روند خرید
- بررسی عملکرد تأمینکننده
- ارزیابی میانگین زمان تأمین
- تحلیل بهای تمامشده
- گزارش خرید پروژهمحور
- گزارش خرید خارجی (واردات)
- تحلیل سفارشهای تأخیردار
این ابزارها به مدیران کمک میکند هزینهها را کاهش دهند، تأمین را بهینه کنند و کنترل کاملی بر زنجیره تأمین داشته باشند.
اگر بخوام در یک جمله خلاصه کنم:
راهکار مکس کل فرایند بازرگانی،فرم نیاز تا تأمین، تحویل و ثبت مالی، را تبدیل به یک مسیر دیجیتال، شفاف، دقیق و یکپارچه میکند که قابل پیگیری، قابل اتکا و بدون خطاست.
این سطح از یکپارچگی و کنترل همون چیزی هست که سازمانهای پروژهمحور، تولیدی، ساختمانی و شرکتهای بازرگانی دقیقاً بهش نیاز دارن.